Empresa dedicada a Técnología Inteligente , se encuentra en la búsqueda de Asistente Ejecutiva.
Objetivo: Será responsable de proporcionar apoyo administrativo y organizativo al equipo ejecutivo de nuestra empresa. Tu papel será crucial para garantizar la eficiencia y la efectividad de las operaciones diarias. Trabajarás en estrecha colaboración con el equipo ejecutivo, brindando asistencia en la gestión de su agenda, la organización de reuniones y viajes, la preparación de informes y presentaciones.
Responsabilidades:
1. Gestionar y coordinar la agenda del equipo ejecutivo, asegurando que todas las reuniones, conferencias y llamadas telefónicas necesarias estén programadas y priorizadas.
2. Organizar viajes de negocios, incluida la reserva de vuelos, alojamiento y transporte, y asegurarse de que todos los arreglos estén en orden.
3. Preparar y distribuir materiales para reuniones, como informes, presentaciones y documentos relevantes.
4. Tomar notas y redactar actas precisas durante las reuniones, asegurándose de que se registren los puntos clave y los seguimientos necesarios.
5. Filtrar y gestionar las comunicaciones, incluidas llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia, asegurando respuestas oportunas y apropiadas.
6. Mantener registros y archivos actualizados, tanto en formato físico como digital, para facilitar el acceso rápido a la información cuando sea necesario.
7. Coordinar y gestionar la logística para eventos importantes como conferencias, seminarios y actividades corporativas.
8. Realizar investigaciones y análisis de datos para respaldar la toma de decisiones ejecutivas cuando sea necesario.
9. Brindar apoyo administrativo general, como procesamiento de facturas, gestión de suministros de oficina y realización de pedidos cuando sea necesario.
10. Mantener la confidencialidad en todo momento, especialmente cuando se maneja información sensible y privilegiada.
11. Adaptarse rápidamente a las demandas y prioridades cambiantes que puedan surgir en un entorno empresarial dinámico.
1. Experiencia previa como Asistente Ejecutivo o en roles administrativos similares.
2. Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con la capacidad de realizar múltiples tareas y priorizar de manera efectiva.
3. Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita, con atención al detalle y la capacidad de redactar documentos profesionales.
4. Alta competencia en el uso de software de productividad como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y herramientas de colaboración en línea.
5. Capacidad para mantener la confidencialidad y demostrar integridad en todo momento.
6. Gran adaptabilidad, con la capacidad de trabajar bajo presión y cumplir con plazos ajustados.
7. Fuertes habilidades para resolver problemas y tomar decisiones.
8. Capacidad para establecer relaciones laborales efectivas con diferentes niveles de la organización y clientes externos.
9. Diplomacia y profesionalismo en el trato con personas de diferentes culturas y antecedentes.
10. Título universitario o educación equivalente en administración de empresas o un campo relacionado.